Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est exercée par le dirigeant du cabinet. Toute demande relative à la présente politique ou à l'exercice des droits décrits à la section 8 peut lui être adressée à l'adresse suivante :

contact@intelliscient.com

2. Renseignements recueillis

Le site recueille des renseignements personnels dans quatre situations seulement.

• Formulaire « Nous joindre » : le nom, l'adresse de courriel, l'organisation lorsqu'elle est fournie, et le contenu du message.
• Candidature à un mandat : le nom, l'adresse de courriel, le numéro de téléphone lorsqu'il est fourni, le curriculum vitæ, l'adresse d'un profil professionnel lorsqu'elle est fournie, le nom et l'adresse de courriel de la personne qui l'a recommandée lorsqu'ils sont fournis, et les réponses aux questions de présélection du mandat. Sur invitation, la personne peut aussi remettre par un formulaire personnel la grille de démonstration des critères du poste, ses pièces (curriculum vitæ à jour, diplômes, certifications), son statut de sécurité (la cote détenue et le mois où elle expire, puis des réponses par oui ou non sur la prise d'empreintes, jamais le numéro d'un dossier de vérification), son taux horaire attendu et sa disponibilité, ainsi que les coordonnées des personnes de référence que l'appel d'offres exige et qui peuvent confirmer l'expérience déclarée : leur nom, leur titre ou leur fonction, leur organisation, leur adresse de courriel ou leur numéro de téléphone. Lorsqu'elle est proposée dans une soumission, la personne indique aussi si elle travaille sur d'autres contrats pendant la même période et, le cas échéant, pour chacun : le numéro du contrat, l'entrepreneur ou l'employeur, le ministère, la description du travail, la période des services, le niveau d'effort et les contraintes d'horaire. Lorsqu'elle consent en ligne à être proposée dans une soumission, la personne laisse aussi, comme preuve de ce consentement, le nom qu'elle a saisi, la date et l'heure, son adresse IP, le navigateur utilisé et l'adresse de courriel à laquelle son lien personnel a été envoyé. Pour ouvrir sa page personnelle, la personne confirme son adresse de courriel par un code à usage unique : le site garde l'heure de l'envoi, l'heure de la vérification et l'adresse IP qui a saisi le code. La preuve du consentement reprend l'adresse de courriel où ce code est parti et l'heure de sa vérification.
• Mesure de fréquentation : la page consultée, le pays et la ville approximés à partir de l'adresse IP, et le type d'appareil. Ces données sont agrégées et ne permettent pas d'identifier une personne.
• Journaux techniques du serveur : l'adresse IP, l'horodatage et la ressource demandée.

Le site ne recueille aucun renseignement sensible au sens de la loi et ne procède à aucun profilage, à aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, ni à aucune identification ou localisation par un moyen technologique.

3. Fins de la collecte

• Les renseignements transmis par le formulaire de contact servent à répondre à la demande et à assurer le suivi des échanges.
• Les renseignements transmis lors d'une candidature servent à en accuser réception par courriel, à évaluer celle-ci pour le mandat visé et, lorsque la personne y consent, à la considérer pour d'autres mandats.
• Le nom et l'adresse de courriel de la personne qui a recommandé la candidature, lorsqu'ils sont fournis, servent uniquement à attribuer la prime de recommandation.
• Les coordonnées d'une personne de référence servent uniquement à confirmer, auprès d'elle, l'expérience déclarée par la personne candidate dans une soumission ; elles ne servent à aucune autre sollicitation. Une personne de référence peut demander ce que le cabinet détient sur elle ou en demander la suppression aux coordonnées de la section 8.
• Les réponses de présélection sont comparées automatiquement aux critères obligatoires du poste, mais une personne revoit chaque candidature avant toute suite.
• Le curriculum vitæ, les documents remis pour l'évaluation (notamment les diplômes et certifications), les démonstrations de critères et les déclarations sur le statut de sécurité, la disponibilité et le taux horaire peuvent être lus par un modèle d'intelligence artificielle hébergé au Canada, après retrait des noms et coordonnées connus. Ses propositions sont revues par une personne. La conservation des résultats est décrite à la section 4.
• Certains renseignements peuvent être conservés ou traités à l'extérieur du Canada : l'hébergement est décrit à la section 6, et le texte transmis aux autres fournisseurs de services l'est après retrait des noms et coordonnées connus.
• La preuve du consentement à être proposé dans une soumission (nom saisi, date et heure, adresse IP, navigateur, courriel du lien personnel) sert à établir, auprès de l'autorité contractante qui l'exige, que la personne a bien consenti.
• Le code d'accès à la page personnelle, l'heure de sa vérification et l'adresse IP qui l'a saisi servent à réserver cette page à la personne qui lit la boîte de courriel de la candidature, et à établir qu'elle l'a ouverte elle-même.
• Les données de fréquentation servent à mesurer l'usage du site et à en améliorer le contenu.
• Les journaux techniques servent à la sécurité du service, notamment au blocage des tentatives d'intrusion, et au diagnostic des pannes.

Aucun renseignement recueilli sur ce site n'est vendu, loué ni communiqué à des fins de prospection.

4. Durées de conservation

• Candidatures : les curriculum vitæ et les réponses aux questions de présélection sont supprimés automatiquement 12 mois après leur réception.
• Documents remis par formulaire : la grille de démonstration, les coordonnées des personnes de référence, les pièces, le statut de sécurité et le taux horaire suivent la même durée que le curriculum vitæ : ils sont supprimés automatiquement 12 mois après la réception de la candidature.
• Résultats de l'évaluation : les résultats courants de l'évaluation sont supprimés avec la candidature. Certaines anciennes copies de ces résultats figurent dans les journaux d'audit, qui servent à retracer les opérations effectuées sur le site : au-delà de 24 mois à compter de l'événement d'audit, elles sont recensées pour examen ; leur suppression n'est pas automatique et exige une décision du responsable. Elles peuvent donc subsister au-delà de ce délai jusqu'à cette décision. Aucune nouvelle copie de ces rapports n'est versée dans ces journaux.
• Correspondance : les messages reçus par le formulaire de contact sont conservés dans la messagerie du cabinet pour la durée nécessaire au traitement de la demande et au suivi de la relation d'affaires.
• Répertoire d'experts : pour les personnes qui ont coché la case de recontact, le nom, l'adresse de courriel, le numéro de téléphone et une copie du curriculum vitæ sont conservés 24 mois depuis le dernier échange.
• Preuve de consentement et autres contrats déclarés pour une soumission : ils sont conservés avec le dossier de la soumission, pour la durée de conservation de ce dossier, puis supprimés avec lui.
• Code d'accès à la page personnelle : il n'ouvre plus rien 24 heures après sa vérification ; son heure de vérification et l'adresse IP qui l'a saisi sont supprimées automatiquement au plus cinq semaines après son envoi. Lorsqu'ils sont repris dans une preuve de consentement, ils suivent la durée de cette preuve.
• Journaux techniques : ils sont recyclés selon la rotation du service d'hébergement.
• Données de fréquentation : elles sont conservées sous forme agrégée. L'adresse IP n'est pas conservée.

La case « J'accepte d'être recontacté pour d'autres mandats » a deux effets. Elle autorise l'usage de la candidature pour d'autres mandats pendant ces 12 mois. Et elle inscrit le nom, l'adresse de courriel, le numéro de téléphone et une copie du curriculum vitæ dans notre répertoire d'experts, afin de pouvoir proposer d'autres mandats plus tard.

Cette inscription au répertoire a sa propre durée : 24 mois depuis le dernier échange. Une copie du curriculum vitæ y est versée et suit cette durée ; les réponses de présélection n'y sont pas reprises : elles suivent la durée annoncée ci-dessus. Laisser la case décochée n'a aucun effet sur la candidature elle-même : elle est examinée de la même façon.

Sur la page d'inscription au réseau d'experts, cette case est formulée « Je souhaite être joint quand un mandat correspond à mon profil », et elle est obligatoire : cette page n'a pas d'autre objet que l'inscription au répertoire. Elle n'est jamais cochée d'avance. Le consentement et sa durée sont les mêmes que ci-dessus.

Le retrait du répertoire peut être demandé à tout moment, sans avoir à motiver la demande, à l'adresse indiquée à la section 1.

5. Témoins de connexion

Le site ne dépose aucun témoin de pistage, de publicité ou de mesure d'audience. Aucun témoin n'est déposé à des fins de suivi entre les sites ou entre les visites. Le consentement à des témoins n'est donc pas demandé.

Deux témoins peuvent être déposés. Le premier, « csrftoken », est déposé sur les cinq pages qui portent un formulaire (nous joindre, postuler, confirmer son adresse, remettre ses documents et se désabonner). Il permet de vérifier que le formulaire soumis provient bien du site et non d'un tiers. Le second, « sessionid », n'est déposé qu'après la confirmation de l'adresse de courriel par le code reçu, sur la page personnelle où une personne remet ses documents : il garde cette page ouverte 24 heures sur l'appareil utilisé. Aucun des deux ne contient de renseignement personnel ni ne sert à une mesure.

6. Hébergement et prestataires

Les curriculum vitæ et les documents remis par formulaire sont conservés dans un stockage privé situé au Canada, dont l'accès est restreint. Les autres renseignements, notamment les coordonnées, les réponses aux questions de présélection et les échanges par courriel, sont conservés par notre hébergeur, dont les serveurs peuvent être situés à l'extérieur du Canada.

Deux services tiers interviennent sur le site. Umami assure la mesure de fréquentation sans témoin et sans profil individuel. Cloudflare Turnstile protège les formulaires contre les soumissions automatisées, sans témoin. Aucun de ces services ne reçoit le contenu des formulaires.

Lorsqu'une candidature est présentée à une autorité contractante, les renseignements communiqués sont ceux que cette autorité exige, avec le consentement de la personne concernée.

7. Sécurité

Les échanges avec le site sont chiffrés. L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information sont avisées conformément à la loi.

8. Droits des personnes concernées

Toute personne peut demander l'accès aux renseignements personnels qui la concernent, leur rectification, leur suppression, ainsi que le retrait de son consentement. La demande est adressée au responsable désigné à la section 1 et reçoit une réponse dans les trente jours.

Une personne insatisfaite du traitement de sa demande peut porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

9. Modifications

La présente politique peut être modifiée. La date d'entrée en vigueur indiquée en tête de page correspond à la version courante.